Kom i gang med SmartDok-integrasjonen — forberedelser og oppsett

Før du setter i gang integrasjonen mellom SmartDok og PowerOffice Go, må du gjøre en del innstillinger og avklaringer. Integrasjonen gir stor grad av fleksibilitet, og det er viktig å tenke igjennom ønsket arbeidsflyt på forhånd.

Integrasjonen har et standard oppsett som alltid er et godt utgangspunkt. Denne artikkelen beskriver de tilgjengelige valgmulighetene i oppsettet.

🔗 Les om standard oppsett for SmartDok-integrasjonen

Hvilket system skal håndtere fakturagrunnlaget

Du må velge om fakturagrunnlaget skal styres fra SmartDok eller fra PowerOffice Go. Her er de to hovedvalgene:

• Fakturagrunnlag i SmartDok: Fakturagrunnlaget settes opp i SmartDok og overføres som et fakturautkast til PowerOffice Go. Fakturaen sendes deretter fra PowerOffice Go. Dette påvirker hvordan prosjekter skal settes opp i Go, og egner seg særlig for selskap som benytter maskintimer og vareforbruk i SmartDok. 🔗 Les mer om bruk av fakturamodul i SmartDok
• Fakturagrunnlag i PowerOffice Go: Fakturagrunnlaget styres fra PowerOffice Go via fakturaforslag i timemodulen. Dette egner seg godt for selskap hvor leverandørfakturaer og andre kostnader ført i Go er sentrale drivere i fakturagrunnlaget. 🔗 Les mer om bruk av fakturaforslag i PowerOffice Go

Det er til en viss grad mulig å kombinere begge valg. Kontakt PowerOffice eller SmartDok for nærmere avklaringer hvis du vurderer dette.

Overtidshåndtering

I SmartDok kan du velge mellom to måter å håndtere overtid på:

• Enhetstillegg (standard oppsett): Ordinære timer og overtid håndteres i samme registrering ved bruk av enhetstillegg i SmartDok.
  • Fordel: Enkel registrering — alt registreres i samme operasjon.
  • Ulempe: Lønnskostnaden for overtid bokføres ikke mot prosjekt før lønn kjøres i PowerOffice Go, og da bare med direkte lønnskostnader.

  I PowerOffice Go setter du opp timearter for ordinær arbeidstid og fravær. Alle tillegg settes opp som lønnsarter i Go. I SmartDok legges overtidstillegg inn som et enhetstillegg. Ved bruk av enhetstillegg bør du i SmartDok sette opp at selve overtidstimene trekkes fra timene som overføres til PowerOffice Go, slik at overtidstimene ikke rapporteres to ganger i a-meldingen. Kontakt SmartDok for å aktivere dette oppsettet.

• Separate registreringer: Vanlig arbeidstid og overtid håndteres som to separate timeregistreringer i SmartDok.
  • Fordel: Fullstendig overføring av overtidstimer til timemodulen i PowerOffice Go, med mulighet for løpende prosjektføring av direkte og indirekte lønnskostnader. Ingen potensiell problematikk med a-meldinger.
  • Ulempe: Krever flere registreringer i SmartDok.

  Med dette oppsettet må overtid i SmartDok opprettes som egne ordinære lønnsarter. I PowerOffice Go må du sette opp timearter for hver overtidslønnsart. Timemodulen i Go kobler da riktig håndtering i lønnskjøring for slike overtidstillegg.

Aktiviteter for fravær

Uavhengig av øvrige valg må du sette opp lønnsarter i SmartDok og timearter i PowerOffice Go for alle fraværstyper som skal benyttes. Du har to oppsettsmuligheter for fraværsrapportering:

• Standard oppsett: I PowerOffice Go oppretter du én dedikert aktivitet for fravær med koden 888. Når fravær føres i SmartDok, brukes denne aktiviteten automatisk. Aktiviteten setter du opp i PowerOffice Go under Meny → Innstillinger → Aktiviteter, under kategorien Timeinnstillinger.
• Alternativt oppsett: Det er mulig å aktivere føring av fravær på aktivitetsnivå i SmartDok, slik at ulike fraværstyper skilles på aktivitetsnivå. Denne muligheten må aktiveres av SmartDok support. Når dette er aktivert, setter du opp de ønskede fraværstypene i PowerOffice Go med riktig type, og integrasjonen synkroniserer disse til SmartDok. 🔗 Les mer om bruk av aktiviteter for fravær i PowerOffice Go

Bruk av TimeKonto i SmartDok

Hvis timekonto er i bruk eller ønskes benyttet i SmartDok, bør du kontakte SmartDok for veiledning om hvordan oppsettet bør gjøres i samhandling med PowerOffice Go.

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg kombinere fakturagrunnlag fra både SmartDok og PowerOffice Go?

• Ja, det er til en viss grad mulig å kombinere begge valg. Det anbefales å kontakte PowerOffice eller SmartDok for nærmere avklaringer før du setter opp en slik kombinasjon.

Hva er forskjellen på enhetstillegg og separate registreringer for overtid?

• Med enhetstillegg registreres ordinær tid og overtid i samme operasjon i SmartDok — enkelt, men lønnskostnaden for overtid bokføres ikke mot prosjekt før lønnskjøring. Med separate registreringer får du fullstendig overføring av overtidstimer til PowerOffice Go og løpende prosjektføring, men det krever flere registreringer i SmartDok.

Hva er aktivitetskoden 888, og hvor settes den opp?

• Aktivitetskode 888 er en dedikert fraværsaktivitet i PowerOffice Go som brukes ved standard oppsett for fravær i SmartDok-integrasjonen. Du setter den opp under Meny → Innstillinger → Aktiviteter i PowerOffice Go, under kategorien Timeinnstillinger.

Hvem aktiverer føring av fravær på aktivitetsnivå i SmartDok?

• Muligheten for å føre fravær på aktivitet i SmartDok må aktiveres av SmartDok support. Ta kontakt med SmartDok for å få dette aktivert.