PowerOffice Go støtter flere måter å organisere prosjekter på. Dersom du ønsker å dele et prosjekt inn i mindre deler, kan du enten opprette separate prosjekter som faktureres hver for seg, eller opprette et hovedprosjekt med tilhørende delprosjekter. Hvert delprosjekt kan ha egne innstillinger, team og priser — eller arve innstillinger fra hovedprosjektet.
Slik fungerer hovedprosjekt og delprosjekt
Dersom du på forhånd vet at et prosjekt skal deles opp, kan du ha interne rutiner på at all timeføring og kostnadsføring skjer på delprosjektnivå. Hovedprosjektet fungerer da som en «paraply» som samler oversikten over alle delene.
Det er likevel mulig å føre timer og bilag direkte på hovedprosjektet. Hovedprosjektet er i så fall å anse som et delprosjekt i seg selv. Dette er særlig nyttig dersom du starter et prosjekt og deretter bryter ut enkeltdeler i etterkant — for eksempel når tilleggsarbeid på et fastprisprosjekt skal faktureres etter andre betingelser.
Merk at hovedprosjektet må ha status Pågår for at du skal kunne føre timer mot delprosjekter. Delprosjekter kan arkiveres uavhengig av hovedprosjektet.
🔗 Les mer om prosjektrapporten i PowerOffice Go
Eksempel 1 — Bygg og anlegg: Fastpris med interne delprosjekter
Hovedprosjektet er en leveranse av et hus til fastpris på 5 MNOK. Fakturamåte på hovedprosjektet er satt til Fastpris. Leveransen er brutt opp i to delprosjekter: Grunnarbeid og Tømring — begge med egne budsjetter for timer og kostnader.
Delprosjektene er satt til Ikke fakturerbart, siden de kun brukes til internkontroll og oppfølging. Timer og kostnader som føres på delprosjektene vil ikke dukke opp i fakturaforslaget. All fakturering skjer på hovedprosjektet.
Eksempel 2 — Bygg og anlegg: Fakturering per fase
Her er hovedprosjektet satt til Ikke fakturerbart, fordi hvert delprosjekt (hver fase) skal faktureres særskilt. Hvert delprosjekt har sin egen avtalt fastpris med budsjetterte kostnader.
Hvert delprosjekt vises i fakturaforslaget i PowerOffice Go. Derfra kan du opprette separate fakturaer per delprosjekt, eller én sammenslått faktura med én ordrelinje per delprosjekt.
Eksempel 3 — Konsulentvirksomhet: Fastpris med tilleggsbestilling
Hovedprosjektet er et fast oppdrag satt til Fastpris. Underveis oppstår en relatert tilleggsbestilling som skal faktureres på timebasis. Tilleggsbestillingen opprettes som et eget delprosjekt med fakturamåte Timer og kostnader. Dette gir både separasjon og tilhørighet til fastprisprosjektet.
Eksempel 4 — Regnskapsfører og revisor: Én fastpris per tjeneste
Hovedprosjektet representerer regnskapet for 2020 for Kunde B. Siden løpende regnskapsføring og årsavslutning strekker seg over to kalenderår, følger ikke prosjektet kalenderåret.
Det er satt opp ett delprosjekt per tjeneste, og hvert delprosjekt har sin egen fastpris. Hovedprosjektet er satt til Fastpris = 0, siden hvert delprosjekt faktureres for seg. Når hovedprosjektets fastpris er satt til 0, støttes det at delprosjektene kan benytte fakturamåte Timer og kostnader. Oppsettet kan også brukes av revisorer.
Eksempel 5 — Regnskapsfører: Én fastpris for hele oppdragsåret
Sammenlignet med eksempel 4 representerer her hovedprosjektet én samlet fastpris for alt arbeid utført i oppdragsåret (kalenderåret). Fastprisen inkluderer årsavslutning av forrige års regnskap og løpende regnskapsføring for kalenderåret.
Delprosjektene representerer de ulike tjenestene som inngår i fastprisoppdraget, og er satt til Ikke fakturerbart siden de brukes til intern kontroll og oppfølging. Hvert delprosjekt er budsjettert for å gi oversikt over ressursbruk.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg føre timer direkte på hovedprosjektet når det finnes delprosjekter?
- Ja, det er mulig å føre timer og bilag direkte på hovedprosjektet selv om det har delprosjekter. Hovedprosjektet er i så fall å anse som et delprosjekt i seg selv. Merk at hovedprosjektet må ha status Pågår for at timeføring mot delprosjekter skal fungere.
Hva skjer med timer ført på delprosjekter satt til «Ikke fakturerbart»?
- Timer og kostnader ført på delprosjekter satt til Ikke fakturerbart vises ikke i fakturaforslaget i PowerOffice Go. De brukes utelukkende til internkontroll og oppfølging. Fakturering skjer i stedet på et overordnet fakturerbart prosjekt.
Kan jeg fakturere hvert delprosjekt med ulik fakturamåte?
- Ja, hvert delprosjekt kan ha sin egen fakturamåte — for eksempel Fastpris på ett delprosjekt og Timer og kostnader på et annet. Dette er nyttig når tilleggsarbeid på et fastprisprosjekt skal faktureres etter andre betingelser.
Kan jeg arkivere et delprosjekt uten å avslutte hovedprosjektet?
- Ja, delprosjekter kan arkiveres uavhengig av hovedprosjektet. Hovedprosjektet og øvrige delprosjekter fortsetter å fungere som normalt.
Hva betyr det at hovedprosjektet er satt til Fastpris = 0?
- Når hovedprosjektets fastpris er satt til 0, støtter PowerOffice Go at delprosjektene kan benytte fakturamåte Timer og kostnader. Dette er nyttig for regnskapsførere og revisorer som vil fakturere hver tjeneste (delprosjekt) separat.