Slik fungerer automatisk godkjenning fra nye leverandører
Når en faktura ankommer fra en leverandør som ikke finnes i PowerOffice Go fra før, opprettes leverandøren automatisk. Som standard stopper fakturaen da opp i bilagsføringen for kontroll av opplysninger og kontering. Du kan overstyre dette ved å aktivere innstillingen Send faktura automatisk til godkjenning fra nye leverandører i godkjenningsinnstillingene.
Slik aktiverer du innstillingen
- Gå til Innstillinger → Godkjenningsinnstillinger.
- Sørg for at det er angitt en godkjennder på Nivå 1.
- Kryss av for Send faktura automatisk til godkjenning fra nye leverandører.
- Lagre innstillingene.
Hva skjer når innstillingen er aktivert
Når en faktura fra en ny leverandør ankommer, forsøker PowerOffice Go å sende fakturaen automatisk til godkjenning på nivå 1. Følgende skjer automatisk:
- Godkjenneren angitt på nivå 1 mottar fakturaen til godkjenning.
- Godkjenneren arves til feltet Godkjennes av på leverandørkortet.
- Avkrysningen Send leverandørfakturaer automatisk til godkjenning slås på for den nye leverandøren.
- Fakturaen forsøkes kontert via big data eller standardkontoen angitt i 🔗 finansinnstillingene.
Når stopper fakturaen likevel i bilagsføringen
Selv med innstillingen aktivert vil en faktura stoppe i bilagsføringen dersom bilaget ikke 🔗 validerer korrekt for godkjenningsflyt. Kontroller at bilagsinnholdet er komplett og korrekt dersom fakturaen ikke sendes videre som forventet.
Ofte stilte spørsmål
Hvilken godkjennder mottar fakturaen fra den nye leverandøren?
- Godkjenneren som er angitt på nivå 1 i godkjenningsinnstillingene mottar fakturaen. Denne godkjenneren arves også til leverandørkortet slik at fremtidige fakturaer fra samme leverandør sendes til riktig person automatisk.
Hva skjer med konteringen når en ny leverandør opprettes automatisk?
- PowerOffice Go forsøker å kontere fakturaen via big data eller standardkontoen som er angitt i finansinnstillingene. Du bør kontrollere konteringen som en del av godkjenningsprosessen.
Hva skjer med leverandørkortet etter at den første fakturaen er sendt til godkjenning?
- PowerOffice Go slår automatisk på avkrysningen «Send leverandørfakturaer automatisk til godkjenning» og setter feltet «Godkjennes av» på leverandørkortet. Fremtidige fakturaer fra samme leverandør vil dermed håndteres automatisk uten ekstra oppsett.