Gå til innhold
  • Det finnes ingen forslag fordi søkefeltet er tomt.

Timegodkjenning i PowerOffice Go — komplett guide

Lær hvordan du godkjenner, avviser og opphever timelister i PowerOffice Go — enten den ansatte sender inn selv, eller godkjenner direkte.

I PowerOffice Go kan brukere godkjenne sine egne timer eller godkjenne andre ansattes timer. Alle hendelser og kommentarer loggføres i historikkpanelet nederst til høyre i timelisten. Les om oppsett av timegodkjenning under 🔗 Innstillinger for timegodkjenning.

Historikk: Sendt godkjenning 17.04, avvist Siv Bakke 17.04, sendt godkjenning 03.05

Godkjenne én eller flere timelister samtidig

I menyen Timegodkjenning kan du godkjenne én eller flere timelister på én gang. Merk en eller flere timelister og klikk Godkjenn. En dialogboks viser hvor mange timelister som skal godkjennes. Velg hvor langt i uken timelisten skal godkjennes, og legg eventuelt inn en kommentar.

Godkjenn-dialog uke 42 med timerapporter fra 5 ansatte, daglige timer MAN–SØN, Sum 97,50t, 100 % faktuerbar

Ved godkjenning validerer PowerOffice Go både førte timer og fraværsforespørsler. Du får feilmelding eller varsel hvis det er ført for få timer, eller hvis en fraværsforespørsel ikke er godkjent.

Dialogboks: «Manglende timer» — Cathrine Øybakk Gerhardsen uferdig. Godkjenn eller Avbryt valg.

Filter i Timegodkjenning

Dersom klienten abonnerer på lønnmodulen, kan du filtrere på avlønningstype i menyen Timegodkjenning. Velg mellom Fastlønn og Timelønn, eller la feltet stå tomt for å vise alle avlønningstyper.

Timegodkjenning uke 26 med tabell over timeposter og åpen filterDialog for lønntype

Du kan også skjule ansatte som ikke har ført timer de siste tre månedene. Dette gjør at listen bare viser ansatte med aktive timeregistreringer som skal godkjennes. Aktiver filteret ved å sette hake på Skjul ansatte uten registreringer de siste 3 månedene.

Timegodkjenning uke 26 med popup: Skjul ansatte uten registreringer siste 3 mnd (avmerket)

Fjerne ansatte som har sluttet fra Timegodkjenning

En ansatt vises i menyen Timegodkjenning inntil den arkiveres. For å fjerne en tidligere ansatt fra listen, må du arkivere vedkommende via Kontaktregisteret.

Scenario 1: Ansatte sender inn timelisten for godkjenning

Hvis den ansatte ikke godkjenner timelisten selv, sender de den inn for godkjenning ved å klikke Send til godkjenning. Det er mulig å sende inn deler av uken eller hele uken.

Sende inn deler av uken

Via knappen Send til godkjenning velger den ansatte hvilke dager som skal sendes inn, og kan legge til en kommentar. Merk at godkjenningen gjelder opp til og med valgt dag — ikke én og én dag.

Timeliste uke 19 med fagarbeidertimer, faktureringsstatus 116 % og godkjenningsmeny

Dagene som er sendt inn låses for redigering og vises med grå farge i timelisten.

Timeliste uke 19 med timeopptegnelser fordelt mandag–søndag, MANdag og TIRsdag markert rødt, 116% prognostisering

I menyen Timegodkjenning vises innsendte dager med grå strek, og statusen er Delvis innsendt.

Timegodkjenning uke 19: tabell med 9 ansatte, Siv Bakke markert med 16 timer og 115 % fakturerbar — status Deivis innsendt

Godkjenneren kan klikke Godkjenn eller Avvis direkte fra oversikten. Via den ansattes navn er det en drilldown-funksjon som gir tilgang til den innsendte timelisten.

Timegodkjenning uke 19: Godkjenn-fane aktiv, Siv Bakke markert med 16,00 timer, 115 % faktuerbar

I timelisten kan godkjenneren redigere dager som ikke er innsendt via knappen Rediger, samt godkjenne eller avvise de innsendte dagene.

Timeliste uke 19 med arbeidsoppgaver, timeverdier per dag og samlet saldo 248:10 (116%)

Ønsker godkjenneren å redigere innsendte timer, må timene først avvises via Avvis, deretter klikkes Rediger, og til slutt Godkjenn.

Uke 19 timeliste: 116% overtid. Timetabell MAN–SØN. Avvist Siv Bakke 14.05.18 — feil timer tirsdag.

Ansatt sender inn resterende dager når deler av uken allerede er innsendt

Eksempel: Den ansatte har tidligere sendt inn timer for mandag og tirsdag. Da er det kun timer fra onsdag til søndag som kan sendes inn i neste innsending.

Timeliste uke 19 med timeposter fordelt på kunder, total 33:00 timer, innsendingsdialog aktiv for søn. 13.05.2018

Timelisten låses for redigering av den ansatte når alle dagene er sendt inn.

Timeliste uke 19: prosjekter med daglige timeposter, totaltid 33:00, 111% kapasitet

I menyen Timegodkjenning kan godkjenneren godkjenne dager som er innsendt, men ikke godkjent tidligere.

Timegodkjenning uke 19 med Siv Bakke markert: 33 timer, 110 % faktorer, Innsendt-knapp

Godkjenneren kan avvise innsendte dager som ikke er godkjent.

Timegodkjenning uke 19: Siv Bakke-rad markert rødt, viser 110 % fakturerbar og Avvist-status

Godkjenneren kan også oppheve dager som er godkjent tidligere.

Timegodkjenning uke 19: Opphev godkjenning-knapp og Siv Bakkes timerader (8, 9, 8, 8 timer) markert, status Avvist

Via drilldown-funksjonen på den ansattes navn kan godkjenneren avvise innsendte dager ved å klikke Avvis. Skal timelisten godkjennes uten endringer, klikkes Godkjenn.

Timeliste uke 19: fem arbeidsoppgaver med timer per dag, sirkeldiagram 111 % fakturagrad, Godkjenn/Avvis-knapper

Skal godkjenneren endre på innsendte dager, klikkes Avvis og deretter Rediger. Tidligere godkjente dager kan nå også oppheves. Klikk Godkjenn etter at endringene er gjort.

Timeliste uke 19, mai 2018 for Siv Bakke: timeoppføringer per dag, totalt 33:00 timer, 111 % kapasitet, Godkjenn-knapp synlig

Ansatt sender inn hele uken for godkjenning

Den ansatte sender inn timelisten til og med søndag. I menyen Timegodkjenning får timelisten status Innsendt. Innsenderens kommentar vises ved å holde musepekeren over statusfeltet. Godkjenneren kan avvise eller godkjenne timelisten direkte, eller bruke drilldown-funksjonen på den ansattes navn for å se timelisten i detalj.

Timeliste Uke 12 med timeregistreringer, godkjenningsskjema og flekstidsaldo 192:55

Timegodkjenning uke 12: tabell med 10 ansatte, timer per dag, sum 70t, Siv Bakke valgt med Innsendt-status

Via timelisten kan godkjenneren avvise eller godkjenne timelisten.

Timeliste uke 12 for ansatt Johnny Winter: 28 timer rørleggerarbeid, 109 % kapasitet, fleksitidsaldo 229:55

Skal godkjenneren redigere timelisten, klikkes Avvis og deretter Rediger. Til slutt godkjennes timelisten.

Timeliste uke 12 for Johnny Winter (rørlegger) med dagstimer 8–6, fleksisaldo 192:55, og 109% overtidsikon

Scenario 2: Ansatte godkjenner timelisten selv

Den ansatte kan selv godkjenne deler av uken eller hele uken direkte i timelisten.

Godkjenne deler av uken

Den ansatte klikker Godkjenn, velger hvilke dager som skal godkjennes, og skriver eventuelt en kommentar. Dagene som godkjennes låses for redigering.

Timeliste uke 9: Aalstad Ole Jakob 3:00, Frølen Gartner 13:00 totalt, fleksisaldo 184:00. Godkjenn-dialogboks for 04.03.2018.

Timeliste uke 9 med daglig timeinngang, rødt felt markerer man 26.–tir 27.feb med 8 timer hver dag

I menyen Timegodkjenning vises godkjente dager med grønn strek og statusen Delvis godkjent. Herfra kan for eksempel den ansattes leder oppheve godkjenningen. Via drilldown på den ansattes navn får man tilgang til timelisten.

Timegodkjenning uke 9: Oppheav godkjenning-knapp, Siv Bakke 16 timer (109 %), Delvis godkjent

I timelisten kan dager som ikke er godkjent redigeres via Rediger. Godkjente dager må oppheves via Opphev godkjenning før de kan endres og godkjennes på nytt.

Timeliste uke 9 for Siv Bakke: Aal Stad Ole Jakob (3t), Flolen Gartneri (13t), total 16t, 109 % fakturabar

Godkjenne resterende dager i uken

Det er mulig å godkjenne deler av uken flere ganger inntil hele uken er godkjent. Kun de gjenværende dagene kan godkjennes i neste godkjenningsrunde.

Timeliste uke 9: Aalstad Ole Jakob (27t), Fiolen Gartneri (13t), fleksitimesaldo 208t, datovalg åpent

Når hele uken er godkjent, låses den for redigering (grå farge) og uken får et grønt ikon.

Timeliste Uke 9: to kunder (AAL STAD OLE JAKOB 27 timer, Fiolen Gärtner AS 13 timer), utillokkering på 108%, totalt 40 timer

I menyen Timegodkjenning vises statusen Godkjent. Godkjenningen kan oppheves herfra. Via drilldown på den ansattes navn får man tilgang til timelisten.

Timegodkjenning uke 9: Siv Bakke 40 timer godkjent (8 timer daglig, status Godkjent)

For å redigere godkjente dager må timelisten oppheves via Opphev godkjenning.

Uke 9 timeliste: AAI STAD OLE JAKOB 27t, Flolen Gartneri 13t, total 40t, saldo 208t, 108% kapasitet

Klikk deretter Rediger for å åpne dagene for endringer. Godkjenn timelisten på nytt etter at endringene er gjort.

Timeliste uke 9 med AALSTAD OLE JAKOB og Fiølen Gårtneri — 40 timer total, 108% fakturerbar tid, Godkjenn-knapp aktiv

Ansatt godkjenner hele uken

For å godkjenne hele uken klikker den ansatte Godkjenn og velger søndag som sluttdato. Legg eventuelt inn en kommentar.

Timeliste Uke 9 med 40:00 total tid, 208:00 flekstidsaldo, og godkjenn-dialogboks

I menyen Timegodkjenning vises statusen Godkjent. Ved å holde musepekeren over statusfeltet vises kommentaren fra den ansatte som godkjente timelisten. Godkjent uke kan oppheves ved å klikke Opphev godkjenning.

Timegodkjenning uke 9: tabell med ansatte, Siv Bakke-rad markert, status Godkjent og tooltip Godkjenner hele uken

For å redigere en godkjent timeliste, klikk Opphev godkjenning i timelisten.

Timeliste Uke 9: Aalstad Ole Jakob 27t, Fiølen Gartneri 13t, totalt 40t, fleksisaldo 208t

Klikk deretter Rediger. Etter at endringer er gjort, klikkes Godkjenn for å godkjenne timelisten på nytt.

Timeliste uke 9 med Aalstad Ole Jakob (27t) og Fjølen Gårtneri (13t), 108% fakturerbar, Godkjenn markert

 

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg godkjenne timer for bare noen av dagene i en uke?

  • Ja, du kan godkjenne deler av uken. Velg hvilken dag godkjenningen skal gjelde opp til og med, så godkjennes alle dager frem til og med den valgte dagen. Resterende dager kan godkjennes i én eller flere runder etterpå.

Hva skjer hvis en fraværsforespørsel ikke er godkjent når jeg godkjenner timelisten?

  • PowerOffice Go validerer fraværsforespørsler ved godkjenning av timelisten. Hvis en fraværsforespørsel ikke er godkjent, vil du få et varsel eller en feilmelding. Du må enten godkjenne fraværsforespørselen først, eller avvise timelisten og be den ansatte rydde opp.

Hvordan redigerer jeg en timeliste som allerede er godkjent?

  • Klikk på Opphev godkjenning i timelisten for å låse opp dagene. Klikk deretter Rediger for å gjøre endringer. Husk å klikke Godkjenn på nytt etter at endringene er gjort.

Hvordan fjerner jeg en ansatt som har sluttet fra listen i Timegodkjenning?

  • Den ansatte vises i menyen Timegodkjenning inntil vedkommende arkiveres. Gå til Kontaktregisteret og arkiver den aktuelle personen for å fjerne vedkommende fra listen.

Kan jeg filtrere timegodkjenningslisten på lønntype?

  • Ja, dersom klienten abonnerer på lønnmodulen kan du filtrere på Fastlønn eller Timelønn i menyen Timegodkjenning. Lar du feltet stå tomt, vises alle avlønningstyper. Du kan også skjule ansatte som ikke har ført timer de siste tre månedene ved å aktivere filteret Skjul ansatte uten registreringer de siste 3 månedene.