Arbeidsforhold i PowerOffice Go — opprette, importere og administrere

Før du begynner

Kontaktkortet for den ansatte må opprettes før du kan registrere et arbeidsforhold. 🔗 Les hvordan du oppretter eller importerer ansatte i PowerOffice Go.

1. Opprett arbeidsforhold for nytt lønnssystem

Hvis PowerOffice Go er ditt første lønnssystem, oppretter du arbeidsforhold manuelt direkte på den ansatte.

Gå til Meny → Kontakter → Ansatte.
Velg den ansatte og klikk Rediger kontakt.
Velg fanen Arbeidsforhold og klikk Legg til nytt arbeidsforhold.

Fyll inn relevant informasjon. Feltene under Generelt og Lønn rapporteres via a-meldingen til Altinn.
Klikk OK. ArbeidsforholdsID genereres automatisk av PowerOffice Go.

2. Overfør ansatte fra annet lønnssystem

Arbeidsforhold kan registreres manuelt eller importeres fra siste innsendte A02-melding fra forrige lønnssystem. Import fra A02-melding anbefales.

2.1 Importer arbeidsforhold fra A02-melding

PowerOffice Go støtter import av både zippet og utpakket A02-fil fra Altinn. Hvis A02-meldingen inneholder arbeidsforhold med sluttdato som du ikke ønsker å ta med, kan du redigere bort disse i filen før import.

Noen lønnssystemer (f.eks. Nettlønn) tar ikke med ArbeidsforholdsID i A02-meldingen. Importerer du en A02-melding uten ArbeidsforholdsID, tildeler PowerOffice Go en autogenerert ID for hvert arbeidsforhold.

Gå til Meny → Import.
Velg Arbeidsforhold i rullegardinmenyen.
Last opp A02-filen og fullfør importen.

Det er svært viktig at du gjør en grundig sjekk av de importerte verdiene. Ta ut rapporten Arbeidsforhold fra PowerOffice Go og sammenlign med A07-avstemmingsinformasjon fra Altinn. Sjekk spesielt datoer for «Siste lønnsendring» og «Siste stillings %-endring», virksomhetsnummer og ArbeidsforholdsID. 🔗 Se oversikt over hva som importeres fra A02-meldingen.

Send inn arbeidsforhold for alle ansatte via Altinn-knappen under Meny → Kontakter → Ansatte for å verifisere at alle arbeidsforhold er korrekt registrert før første lønnskjøring.

2.1.1 Importer arbeidsforhold fra Visma.net-fil

Bruk samme fremgangsmåte som for import av A02, men velg Visma.net under Meny → Import → Arbeidsforhold.
Ansatte uten yrkeskode og stillingstype importeres med arbeidsforholdstypen «Pensjon og andre ytelser uten arbeidsforhold».
Hvis du importerer en A02-melding og ArbeidsforholdsID ikke samsvarer med det som ligger på arbeidsforholdet til den ansatte, vil arbeidsforholdet bli oppdatert — forutsatt at den ansatte kun har ett arbeidsforhold som ble opprettet via Visma.net XML-import. Dette gjør det mulig å beholde opprinnelig ArbeidsforholdsID ved å importere Visma.net XML først, deretter A02 (som da overskriver IDen).
Merk at dette ikke er nødvendig hvis du bruker alternativ 2 fra Skatteetaten. Du må heller ikke rapportere arbeidsforhold mellom en Visma.net XML-import og en A02-import hvis du skal beholde ArbeidsforholdsID. 🔗 Les Skatteetatens veiledning om bytte av lønnssystem

2.2 Manuell opprettelse av eksisterende arbeidsforhold

Oppretter du eksisterende arbeidsforhold manuelt, er det avgjørende at all informasjon registreres identisk med det som tidligere er innrapportert via a-meldingen fra det gamle lønnssystemet.

Sjekk også informasjonen under Arbeidsforhold → Lønn. Send deretter inn arbeidsforhold for alle ansatte via Altinn-knappen for å verifisere korrekt registrering før første lønnskjøring.

ArbeidsforholdsID må være identisk med ID-en fra det gamle lønnssystemet. Hvis du ikke fyller inn ArbeidsforholdsID, tildeler PowerOffice Go en ny ID automatisk. Dette vil føre til feil i A03-tilbakemeldingen fordi de gamle IDene ikke lenger rapporteres. Hvis dette skjer, kan du avslutte de gamle arbeidsforholdene i det gamle lønnssystemet per siste dato i perioden før innrapportering fra PowerOffice Go starter.

3. Endre fra juridisk organisasjonsnummer til virksomhetsnummer

Fra januar 2020 er det obligatorisk å bruke virksomhetsnummer (organisasjonsnummer for virksomhet/underenhet) når du sender a-melding med arbeidsforhold. 🔗 Les mer om dette på Skatteetatens sider for arbeidsgivere.

Det finnes to alternativer for denne overgangen. Sjekk A07 for sist innrapporterte måned for å avgjøre hvilket alternativ som gjelder deg. Feil alternativ vil gi feil i rapporteringen. Du må ikke sende inn arbeidsforhold på både virksomhetsnummer (JUR-VIRK) og hovedenhet (JUR-JUR) i samme måned — endringen skal skje fra én måned til den neste.

Legg til virksomhet med virksomhetsnummer under Meny → Administrer → Innstillinger → Firmainnstillinger → Virksomheter.

Merk at å legge til virksomhetsnummer under innstillingene ikke automatisk påvirker arbeidsforhold som er opprettet tidligere. Se punkt 3.1 og 3.2 nedenfor.

3.1 Alle aktive arbeidsforhold er innrapportert på juridisk organisasjonsnummer (JUR-JUR)

Rapporter ferdig lønn for siste måned med JUR-JUR. Det er ikke nødvendig å sette sluttdato på arbeidsforholdet registrert mot JUR-JUR når alle arbeidsforhold har vært rapportert med JUR-JUR.
Før du kjører lønn for neste måned, endrer du Virksomhet inne på alle eksisterende arbeidsforhold fra JUR-JUR til JUR-VIRK.

Du skal ikke sette sluttdato på JUR-JUR og ny startdato på JUR-VIRK. En slik endring fra en måned til den neste fungerer godt så lenge du har kun én underenhet i Enhetsregisteret (inkludert opphørte). Det vil teknisk sett også fungere å sette sluttdato på JUR-JUR og ny startdato (dagen etter) på JUR-VIRK, men dette er ikke nødvendig og bør unngås.

Tips: Skal du korrigere lønn tilbake i tid, bruker du lønnskjøringstypen Korreksjon. Denne sender kun inn inntektsinformasjon registrert i lønnsutkastet og rapporterer ikke inn arbeidsforhold.

3.2 Arbeidsforhold tidligere innrapportert på både JUR-JUR og JUR-VIRK

Hvis ansatte/arbeidsforhold er fordelt på JUR-JUR og JUR-VIRK i samme måned, kan du ikke bare endre alle til JUR-VIRK og rapportere påfølgende måned — da vil du få feilkode F108 for dem som var rapportert på JUR-JUR måneden før.

Sett sluttdato for ansatte/arbeidsforhold som er rapportert på JUR-JUR, og rapporter dette i gjeldende måned (måned 1).
Sjekk i A07 at alle ansatte rapportert med JUR-JUR nå har fått sluttdato i måned 1. Ikke gjør endringer på JUR-VIRK.
Når sluttdato er registrert i Altinn, endrer du arbeidsforholdet til den ansatte fra JUR-JUR til JUR-VIRK. Fjern sluttdatoen og sett startdato til dagen etter sluttdatoen du satte på JUR-JUR.
Send inn kun arbeidsforhold via Altinn-knappen under Meny → Kontakter → Ansatte for å verifisere at alt er korrekt før du kjører lønn for måned 2. Det er viktig å sende inn for påfølgende måned — ikke samme måned som du avsluttet JUR-JUR.

Du må ikke sende inn arbeidsforhold på både JUR-VIRK og JUR-JUR i samme måned. Endringen skal skje fra én måned til den neste. 🔗 Les Skatteetatens veiledning om ordinært arbeidsforhold og bruk av ArbeidsforholdsID.

4. Avslutte arbeidsforhold

🔗 Les om avslutning av arbeidsforhold i PowerOffice Go.

5. Kopiere arbeidsforhold

Skal du opprette et nytt arbeidsforhold for en ansatt som allerede har et eksisterende, kan du kopiere det eksisterende i stedet for å starte fra bunnen.

Gå til Meny → Kontakter → Ansatte og åpne den aktuelle ansatte.
Velg fanen Arbeidsforhold, merk det arbeidsforholdet som skal kopieres, og klikk Kopier.

All informasjon under fanene Generelt, Lønn og Faste lønnslinjer kopieres. ArbeidsforholdsID genereres automatisk når det nye arbeidsforholdet lagres.
Tilpass informasjonen på det nye arbeidsforholdet og klikk OK.
Kontroller at haken for Standard er satt på riktig arbeidsforhold.

6. Faste lønnslinjer

Det anbefales å vente med å registrere faste lønnslinjer til første lønnskjøring — det er enklest å gjøre det derfra. Abonnerer du på Timeregistrering, trenger du ikke opprette fast lønnslinje for timelønn. Denne lønnslinjen opprettes automatisk når du tar med timeføringer i en lønnskjøring.

Alle lønnslinjer som er registrert som faste lønnslinjer kommer med uten forskuddstrekk når du velger lønnskjøringstypen Feriepenger. Faste lønnslinjer som skal skattlegges, må overstyres manuelt til å trekke skatt (prosenttrekk eller tabelltrekk) ved feriepengekjøringen.

Ofte stilte spørsmål

Hva skjer hvis jeg ikke fyller inn ArbeidsforholdsID manuelt?

Hvis du ikke fyller inn ArbeidsforholdsID, tildeler PowerOffice Go en ny ID automatisk. Dette kan føre til feil i A03-tilbakemeldingen fordi de gamle IDene fra forrige lønnssystem ikke lenger rapporteres. Du kan løse dette ved å avslutte de gamle arbeidsforholdene i det gamle lønnssystemet per siste dato i perioden før innrapportering fra PowerOffice Go starter.

Kan jeg importere arbeidsforhold fra annet lønnssystem enn Visma.net?

Ja. PowerOffice Go støtter import av arbeidsforhold fra siste innsendte A02-melding fra Altinn, uavhengig av hvilket lønnssystem du bruker. A02-filen kan importeres både zippet og utpakket. For Visma.net finnes det i tillegg en egen importtype under Meny → Import.

Må jeg sette sluttdato på arbeidsforholdet når jeg bytter fra JUR-JUR til JUR-VIRK?

Nei, ikke hvis alle aktive arbeidsforhold tidligere er innrapportert kun på JUR-JUR. Da er det tilstrekkelig å endre Virksomhet-feltet på alle eksisterende arbeidsforhold til JUR-VIRK før neste lønnskjøring. Sluttdato er bare nødvendig i scenariet der arbeidsforhold tidligere har vært fordelt på både JUR-JUR og JUR-VIRK i samme måned.

Hva er forskjellen på lønnskjøringstypen Korreksjon og Ordinær?

Lønnskjøringstypen Korreksjon sender kun inn inntektsinformasjon som er registrert i lønnsutkastet — den rapporterer ikke inn arbeidsforhold. Dette gjør den egnet for å korrigere lønn tilbake i tid uten å påvirke arbeidsforholdsrapporteringen. Ordinær lønnskjøring sender inn både inntektsinformasjon og arbeidsforhold.

Hvilken informasjon kopieres når jeg kopierer et arbeidsforhold?

Kopiering av et arbeidsforhold i PowerOffice Go kopierer all informasjon under fanene Generelt, Lønn og Faste lønnslinjer. ArbeidsforholdsID genereres automatisk og blir ny når det kopierte arbeidsforholdet lagres. Du bør tilpasse informasjonen på det nye arbeidsforholdet og kontrollere at haken for Standard er satt på riktig arbeidsforhold.