Automatisk bankavstemming i PowerOffice Go

I PowerOffice Go kan du lese inn banktransaksjoner automatisk ved hjelp av bankavstemmingsfiler. Tjenesten bestilles hos banken din. Når transaksjoner er lest inn, kan kontoen avstemmes og det kan opprettes posteringer basert på de innleste transaksjonene. Du kan lese inn transaksjoner så ofte du ønsker — leser du inn daglig, har du alltid oppdatert banksaldo tilgjengelig i PowerOffice Go.

De fleste store bankene tilbyr automatisk utsendelse av bankavstemmingsfiler.

🔗 Se hvilke banker som tilbyr direkteintegrasjon med PowerOffice Go

Krav ved første gangs import

Før du importerer bankavstemmingsfiler for første gang, må inngående saldo i bankavstemmingsfilen være lik inngående saldo på den hovedbokskontoen som bankkontoen er koblet til, på den aktuelle datoen. Det vil si at bokført inngående saldo i PowerOffice Go må stemme overens med inngående saldo i banken.

Banken bør derfor være avstemt før du starter import av filer. Det er ikke mulig å legge inn åpne poster ved første gangs innlesning. Hvis det likevel finnes åpne poster, må disse interimskontoføres.

🔗 Les mer om første gangs import av bankavstemmingsfil

Import av påfølgende bankavstemmingsfiler

Ved import av påfølgende filer kontrollerer PowerOffice Go at inngående saldo i filen som importeres, er lik kalkulert utgående saldo fra forrige importerte fil. Hvis det er avvik mellom disse saldoene, vil importen feile. Dette skyldes som regel at filen som forsøkes importert ikke er den direkte påfølgende filen i rekken.

Noen banker kan i perioder sende ut doble filer for samme dato, ofte fordi banken har flere aktive avtaler om utsendelse av bankavstemmingsfiler for samme konto. Importerer du en slik duplikatfil, vil identiske transaksjoner bli registrert to ganger, noe som blokkerer videre import og skaper avvik i bankavstemmingen. PowerOffice Go kontrollerer innholdet i filene for å avdekke duplikater, men to filer fra samme bank kan i enkelte tilfeller avvike noe i oppbyggingen selv om transaksjonene er identiske — da blir ikke filen automatisk gjenkjent som en duplikat, og begge importeres. Kontroller derfor alltid selv at du bare importerer én fil per dato — ligger det flere filer til samme dato under «Utkast», skal kun én av dem importeres, slik at du ikke bokfører de doble postene selv.

Gjentar problemet seg, kontakter du banken direkte for å avklare om kontoen er registrert på flere avtaler for utsendelse av bankavstemmingsfiler, og be dem fjerne den ene avtalen fra mottakerlisten for kontoen. Har du allerede importert en duplikatfil, kontakter du PowerOffice Go-support, som kan slette den sist innleste filen.

🔗 Se vanlige årsaker til at bankavstemmingsfil-import feiler

Bankavstemming i valuta

Har du bankkonto i utenlandsk valuta, gjelder egne regler for avstemming.

🔗 Les mer om bankavstemming i valuta i PowerOffice Go

Ofte stilte spørsmål

Hva må jeg gjøre for å komme i gang med automatisk bankavstemming?

• Du må bestille tjenesten hos banken din. Banken sender da bankavstemmingsfiler automatisk til PowerOffice Go. Sjekk om din bank tilbyr direkteintegrasjon via lenken i artikkelen ovenfor.

Hvor ofte kan jeg lese inn banktransaksjoner?

• Du kan lese inn transaksjoner så ofte du ønsker. Leser du inn daglig, vil du alltid ha oppdatert banksaldo tilgjengelig i PowerOffice Go.

Hva skjer hvis importen feiler på grunn av avvik i saldo?

• Avviket skyldes som oftest at filen som importeres ikke er den direkte påfølgende filen fra forrige import. Kontroller at du importerer filene i riktig rekkefølge. Se artikkelen om ofte stilte spørsmål om bankavstemming for flere årsaker og løsninger.

Hva gjør jeg med åpne poster ved første gangs import?

• Det er ikke mulig å legge inn åpne poster ved første gangs innlesning. Åpne poster må interimskontoføres før du starter importprosessen.

Jeg får doble banktransaksjoner med samme beløp og dato — hva gjør jeg?

• Dette skjer vanligvis fordi banken har sendt to bankavstemmingsfiler for samme dag, gjerne fordi det finnes flere aktive avtaler i banken for samme konto. Filene kan i slike tilfeller avvike litt i oppbyggingen selv om transaksjonene er identiske, slik at PowerOffice Go ikke automatisk fanger opp at det er en duplikat. Sjekk derfor alltid «Utkast» slik at du ikke ved en feil bokfører de doble postene selv, og kontakt PowerOffice Go-support for å få slettet duplikatfilen. Ta også kontakt med banken for å avklare om kontoen er registrert på flere avtaler for utsendelse av bankavstemmingsfiler, og be dem fjerne den ene avtalen fra mottakerlisten slik at problemet ikke gjentar seg.

Terminoppgjøret vises som ikke fullført selv om det er betalt

• Hvis du har betalt et terminoppgjør manuelt via nettbank — for eksempel fordi Skatteetaten avregnet beløpet mot en tidligere dobbeltbetaling — kan oppgjøret bli slettet fra betalingsmodulen og vises som ikke fullført i PowerOffice Go. PowerOffice Go oppdaterer ikke status automatisk for betalinger som er gjennomført utenfor systemet. Dokumenter at oppgjøret er betalt, for eksempel ved å ta vare på kvittering fra nettbanken, og noter dette internt. Statusen i rapporten vil ikke endres.