Bilagsgodkjenning i PowerOffice Go lar deg sette opp en egen godkjenningsflyt per bilagstype. Du finner innstillingene under Meny → Innstillinger → Godkjenningsinnstillinger.
Godkjenningsinnstillingene har ikke automatisk lagring. Alle endringer må bekreftes med Lagre-knappen.
Én godkjenningsflyt per bilagstype
I godkjenningsinnstillingene setter du opp en egen flyt for hver bilagstype. Klikk inn på den aktuelle bilagstypen og gjør ønsket oppsett.
Leverandørkreditnota får som standard samme flyt som leverandørfaktura. Du kan overstyre dette ved å fjerne haken for Samme som leverandørfaktura.
Type godkjenning
Velg hvilket krav til godkjenning bilagstypen skal ha:
- Påkrevd: Bilag av denne bilagstypen krever minimum ett godkjenningsnivå.
- Valgfri: Bilag kan valgfritt sendes til godkjenning fra bilagsføringen. Hvis bilaget sendes til godkjenning, følger det den oppsatte flyten på samme måte som ved påkrevd godkjenning. Bilaget går uansett til kontrollør hvis dette er aktivert. Valget kan ikke brukes for 🔗 reiseregning.
- Ingen: Bilag av denne bilagstypen godkjennes ikke. De posteres direkte, eller går rett til kontrollør hvis dette er aktivert.
Opprett godkjenningsnivåer
Du kan opprette så mange godkjenningsnivåer som ønskelig per bilagstype. Klikk Legg til nivå for å legge til flere. Kun nivå 1 (første godkjenner) er en foreslått godkjenner — denne kan overstyres til en annen godkjenner når bilaget sendes på godkjenningsflyt fra bilagsføringen.
For å redusere antall godkjenningsnivåer må du slette det siste nivået først. Klikk på søppelkassen på siste nivå for å slette det.
Aktiver kontrollør
Kontrollør kan aktiveres uavhengig av type godkjenning. Slå på haken for Krev kontroll før postering for å aktivere dette. Når kontrollør er aktivert for en bilagstype, skal alle bilag av den typen til kontrollør før postering.
Velg godkjenner og kontrollør
I nedtrekksmenyen for godkjenner velger du hvem som skal godkjenne på det aktuelle nivået. Du kan velge blant 🔗 brukere og 🔗 ledere. Det er også mulig å sette opp 🔗 integrasjoner som bilagsgodkjenner.
For bilagstypene leverandørfaktura, leverandørkreditnota, utlegg og reiseregning kan du sette opp 🔗 overstyrte godkjennere per leverandør eller ansatt.
Sett beløpsgrense
Hvis du ønsker å bruke beløpsgrenser, angir du hvilken 🔗 beløpsgrense det aktuelle godkjenningsnivået skal ha.
Tillat full redigering
Aktiver haken for Tillat full redigering hvis godkjenner på dette nivået skal ha 🔗 full redigeringstilgang på bilaget.
Send faktura automatisk til godkjenning fra nye leverandører
For bilagstypen leverandørfaktura kan du aktivere haken for at systemet automatisk skal forsøke å sende den 🔗 første fakturaen fra en ny leverandør ut på godkjenningsflyt.
Automatisk avvisning
Angi hvor mange dager et bilag kan ligge på samme godkjenningsnivå uten å bli godkjent, før systemet automatisk avviser bilaget tilbake til bilagsføring eller app. Fjern haken hvis systemet aldri skal avvise bilag automatisk.
Oversikt over bilag på flyt
Du finner en oversikt over bilag som ligger til godkjenning hos de ulike brukerne i rapporten 🔗 bilagsflyt. Herfra kan du omdirigere fakturaer til andre personer.
Noen inngående bilag er 🔗 unntatt godkjenningsflyt.
Ofte stilte spørsmål
Kan leverandørkreditnota ha en annen godkjenningsflyt enn leverandørfaktura?
- Ja. Som standard får leverandørkreditnota samme flyt som leverandørfaktura. Du kan overstyre dette ved å gå inn på leverandørkreditnota under Godkjenningsinnstillinger og fjerne haken for Samme som leverandørfaktura.
Hva skjer med et bilag hvis ingen godkjenner det innen fristen?
- Hvis automatisk avvisning er aktivert, vil systemet avvise bilaget tilbake til bilagsføring eller app etter det antall dager du har angitt. Fjern haken for automatisk avvisning hvis du ikke ønsker denne oppførselen.
Kan jeg ha ulike godkjennere for ulike leverandører?
- Ja. For bilagstypene leverandørfaktura, leverandørkreditnota, utlegg og reiseregning kan du sette opp overstyrte godkjennere per leverandør eller ansatt.
Er kontrollør det samme som godkjenner?
- Nei. Kontrollør er et separat steg som aktiveres med haken Krev kontroll før postering. Kontrollør kan aktiveres uavhengig av type godkjenning, og alle bilag av den aktuelle bilagstypen må innom kontrollør før de kan posteres.
Kan jeg begrense godkjennerens redigeringstilgang på bilag?
- Ja. Som standard har godkjenner begrenset redigeringstilgang. Aktiver haken Tillat full redigering på et godkjenningsnivå hvis du ønsker at godkjenner på det nivået skal ha full redigeringstilgang på bilaget.