Huskeliste ved opprettelse av ny klient i PowerOffice Go

Denne listen er et forslag til hva du bør gå gjennom når du flytter en klient over til PowerOffice Go. Det kan finnes andre punkter som er relevante for din klient, men listen dekker de viktigste områdene.

🔗 Se oversikt over hjelp i onboardingsprosessen for regnskap

🔗 Se oversikt over hjelp i onboardingsprosessen for lønn

Klientveileder — Meny → Legg til ny regnskapsklient

Start med å gå gjennom veilederen for opprettelse av klienten. Her er de viktigste punktene å merke seg:

• Kontonummer og kontoplan kan registreres senere under Meny → Innstillinger hvis du ikke har dem tilgjengelig under opprettelsen.
• Under Fakturamottak i veilederen kan du velge om klienten skal motta EHF. Vurder om klienten er klar for dette — det kan være lurt å vente til godkjennere, brukere og bankavtale er på plass.
• Under Finans definerer du konverteringsdato. Dette er oppstartsdatoen for regnskapsføringen i PowerOffice Go.

Brukere og roller

• Inviter brukerne til klienten under Meny → Brukere.
• Definer roller for brukerne under Meny → Brukere → Roller. Vær spesielt oppmerksom på tilgang til: betaling, bilagsføring, brukere/roller, innstillinger og lønn.
• Brukere som skal bruke mobilappen må ha full tilgang til Mobil.

Diverse innstillinger

• Sjekk at partnerkoden er lagt inn under Meny → Innstillinger → Firmainnstillinger.
• Last inn kundens logo under Meny → Innstillinger → Profileringsmaler. Størrelsen på logoen justeres med %-verdien i innlastingsbildet.

Bank

1. Innhent bankkontonummer fra klienten.
2. Registrer kontoene i PowerOffice Go under Meny → Innstillinger → Bankkontoer.
3. Opprett bankavtaler:
   • For Sbanken eller DNB: Bruk Koble til bank under Meny → Innstillinger → Bankkontoer.
   • For andre banker: Søk på banknavn i PowerOffice Go sitt hjelpesenter for veiledning tilpasset din bank.
4. Legg inn bankautorisasjoner under Meny → Innstillinger → Bankautorisasjoner. Her definerer du hvem som kan autorisere betalinger for klienten.

Lønn

• Legg inn ansatte manuelt eller bruk importfil for ansattinformasjon.
• Importer hittil-i-år-verdier med importfil for opptjeningsverdier fra tidligere lønnssystem.
• Sjekk at virksomhetsnummer er registrert. Hvis det mangler, legg det inn under lønnsinnstillinger.
• Importer arbeidsforhold fra siste A02-melding fra tidligere lønnssystem (forutsetter at de ansatte ikke er meldt sluttet der).
• Aktiver passord på lønnsslipper under lønnsinnstillinger.
• Kontroller feriepengesatsen under lønnsinnstillinger.

Faktura

• Aktiver KID på utgående faktura under Meny → Fakturainnstillinger når Nets OCR-avtalen er klar.

Nyttige importmuligheter for ny klient

• 🔗 Import av kontoplan i PowerOffice Go
• 🔗 Import av inngående saldoer i PowerOffice Go
• 🔗 Import av produkter i PowerOffice Go

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg fullføre opprettelsen av klienten uten å ha all informasjon klar?

• Ja, mye kan legges inn i etterkant. Kontonummer, kontoplan og lignende kan registreres under Meny → Innstillinger etter at klienten er opprettet. EHF-mottak kan også aktiveres når godkjennere, brukere og bankavtale er på plass.

Hva er konverteringsdato og hvorfor er den viktig?

• Konverteringsdato er oppstartsdatoen for regnskapsføringen i PowerOffice Go. Den defineres under Finans i klientveilederen og bestemmer fra hvilken dato bilag kan registreres i systemet.

Hva må til for at en bruker skal kunne bruke mobilappen?

• Brukeren må ha full tilgang til Mobil i rolleoppsettet. Dette settes under Meny → Brukere → Roller.

Kan jeg importere ansattdata og arbeidsforhold fra et tidligere lønnssystem?

• Ja, PowerOffice Go støtter importfil for ansattinformasjon og hittil-i-år-verdier. Arbeidsforhold kan importeres fra siste A02-melding fra tidligere lønnssystem, forutsatt at de ansatte ikke er meldt sluttet der.