Hvitvasking og risiko i Quality-oppdrag
Seksjonen «Hvitvasking og risiko» i Kartlegging-steget dekker den kartleggingen regnskapsfører er forpliktet til å gjennomføre når et nytt regnskapsføreroppdrag inngås. Seksjonen vurderer kundens iboende risiko og hvilken betydning den har for din bedrift.
Når du åpner seksjonen for første gang, vises tre kontrollpunkter som ennå ikke er fullført:
Anbefalt rekkefølge er å fullføre de tre underpunktene – spørreundersøkelse, aksjonærer og kredittsjekk – før du fastsetter risikonivå på klienten.
Spørreundersøkelse
Spørreundersøkelsen kartlegger om det finnes elementer hos kunden som tilsier forhøyet risiko. Svar JA eller NEI på hvert spørsmål, og PowerOffice Go beregner automatisk om det foreligger indikatorer på høy eller middels risiko.
Resultatet vises både inne i selve undersøkelsen og i seksjonsvisningen.
Merk at enkelte spørsmål er knyttet til aksjeselskap. For andre selskapstyper vil det totale antallet spørsmål som skal besvares være færre.
Aksjonærer, PEP og reelle rettighetshavere
Kartlegg aksjonærer med eierprosent over 25 % ved å klikke lenken bak «Aksjonærer». Her angir du om en privat aksjonær er en politisk eksponert person (PEP) eller nærstående av en PEP (RCA). Lenken fører til kundekortet og krever at du har tilgang til redigering av kontakter.
For utfyllende veiledning om kartlegging av reelle rettighetshavere og registrering av PEP/RCA, se egne artikler om dette under Quality oppdrag:
🔗 Slik angir du reelle rettighetshavere i PowerOffice Go
🔗 Slik registrerer du politisk eksponert person (PEP) og nærstående (RCA)
Kredittsjekk
Gjennomfør en kredittsjekk av kunden og last opp resultatet som vedlegg til seksjonen. Legg inn informasjon i kredittsjekk-dialogen – resultatet vil vises i seksjonen og kan brukes som grunnlag når risikonivå skal fastsettes.
Risikonivå
Når de tre underpunktene er gjennomført, fastsetter du risikonivå på klienten.
- Klikk knappen Vurder – en dialogboks åpnes.
- Velg risikonivå (Lav, Medium eller Høy) og angi hvilke begrunnelser som ligger bak valget. Du kan også laste opp et eget skjema som vedlegg til seksjonen.
- Skriv alltid en kommentar som begrunnelse – dette er påkrevd før lagring.
- Klikk OK for å lagre vurderingen.
Hvilke kriterier som avgjør valget av risikonivå, bør selskapets interne rutiner fastsette.
Etter at risiko og begrunnelse er lagret, vises nivå, dato og ansvarlig direkte i seksjonen:
Se historikk for risikofastsettelsen
Du kan når som helst åpne historikken for å se en fullstendig logg over alle hendelser knyttet til hvitvaskingskontrollen – inkludert hvem som utførte endringen og når.
Knytte dokumenter til seksjonen
Vedlegg til den enkelte seksjon vises bak seksjonsnavnet. Klikk ikonet for å legge til et nytt dokument eller åpne et eksisterende dokument som allerede er knyttet til seksjonen. Du kan også dra et dokument direkte over ikonet for å lagre det til seksjonen.
Det er ingen begrensning på antall vedlegg. Alle dokumenter samles under Dokumenter → Oppdragsdokumentasjon.
Ofte stilte spørsmål
Må alle tre underpunktene fullføres før jeg kan sette risikonivå?
- Det anbefales å fullføre spørreundersøkelse, aksjonærkartlegging og kredittsjekk før risikonivå fastsettes, slik at vurderingen bygger på et fullstendig grunnlag. PowerOffice Go viser resultatene fra disse underpunktene direkte i dialogen der risikonivå settes.
Hva er forskjellen på PEP og RCA?
- PEP (politisk eksponert person) er en person som innehar eller har innehatt en fremtredende offentlig stilling. RCA (relatert og nær tilknyttet) er nærstående av en PEP – for eksempel familiemedlemmer eller nære forretningsforbindelser. Begge kategoriene registreres under aksjonærkartleggingen i Quality-oppdraget.
Hvem bestemmer hvilke kriterier som skal gi høy, medium eller lav risiko?
- Valget av risikonivå og kriteriene bak det skal fastsettes av selskapets egne interne rutiner. PowerOffice Go tilbyr valgene Lav, Medium og Høy, men ansvaret for den faglige vurderingen ligger hos regnskapsfører.
Kan jeg endre risikonivå etter at det er satt?
- Ja, du kan oppdatere risikonivå ved å klikke Administrer i seksjonen. Alle endringer logges i historikken med dato og navn på den som foretok endringen.
Hvor finner jeg dokumenter som er lastet opp til seksjonen?
- Alle vedlegg som knyttes til seksjoner i Quality-oppdraget, samles under Dokumenter i mappen Oppdragsdokumentasjon. Det er ingen begrensning på antall vedlegg.