Hva er repeterende faktura?
Repeterende faktura brukes når du skal sende samme faktura til en kunde over flere perioder — typisk for abonnementer, lisenser eller husleie med faste intervaller. Fakturaen settes opp én gang og sendes automatisk til kunde på angitte datoer.
Repeterende fakturaer sendes daglig kl. 02:00. Fakturaer opprettet etter kl. 02:00 med fakturadato satt til i dag sendes umiddelbart.
Før du starter, sørg for at fakturainnstillingene er konfigurert. Hvis du ønsker fakturaperiode som beskrivelse på fakturaen, settes dette opp der.
🔗 Les om hvordan du definerer fakturainnstillinger i PowerOffice Go
Slik oppretter du en repeterende faktura
- Gå til Fakturaer i menyen.
- Klikk på fanen Repeterende og deretter knappen Ny repeterende faktura.
- Angi Neste fakturadato. Dette blir faktura- og posteringsdato for den første fakturaen som opprettes når den repeterende fakturaen aktiveres.
- Angi eventuelt antall Dager på forhånd hvis fakturaen skal sendes til kunden et gitt antall dager før fakturadato. Fakturaperioden (hvis aktivert i fakturainnstillingene) beregnes fra fakturadato til neste fakturadato.
Eksempel: En husleiefaktura skal ha fakturadato den 1. hver måned med 0 dagers forfall. For at kunden skal ha noen dager til å betale, settes Dager på forhånd til 10. Når neste fakturadato er 01.05, produseres og sendes fakturaen den 20.04 — med posteringsdato 01.05. Fakturadato er 01.05 med forfall samme dag. Periodebeskrivelsen blir mai måned.
- Angi repetisjonsmønster: legg inn hvor ofte fakturaen skal gjentas. Velg et tall og en tidsperiode. For eksempel gir 1 og Måned fakturering én gang per måned, mens 6 og Måned gir fakturering annenhvert halvår.
- Angi eventuelt Antall repetisjoner eller Sluttdato for fakturaen. For eksempel kan en ettårig kontrakt med månedlig fakturering settes til 12 repetisjoner eller med sluttdato ett år frem i tid. Merk at det ikke kjøres faktura på selve sluttdatoen.
- Velg hvordan fakturaen skal behandles:
- Lagres som utkast — fakturaen lagres som ordreutkast og kan slås sammen med andre utkast før fakturering.
- Lagres som bekreftet — fakturaen må sendes manuelt til kunden fra fanen Bekreftet.
- Sendes automatisk — fakturaen sendes til kunden på fakturadato (eller antall dager på forhånd hvis angitt) og vises under fanen Ubetalt. Krever at kundens fakturaleveringsmåte er satt til E-post, Avtalegiro, eFaktura eller EHF på kundens kontaktkort.
- Fyll ut resten av fakturaen på vanlig måte med produktlinjer, beløp og mva.
- Klikk Aktiver nederst i skjermbildet for å aktivere den repeterende fakturaen.
🔗 Les mer om oppsett av fakturalinjer og kreditnota i PowerOffice Go
Unntak — hopp over bestemte måneder
Hvis repetisjonsintervallet er satt til én gang per måned, kan du unnta bestemte måneder fra fakturering. Klikk på knappen under Unntak og velg hvilke måneder som skal hoppes over. Når måneder er unntatt, lyser knappen blå.
Du kan også begrense unntaket til å gjelde kun én gang ved å sette hake for Unntaket skal kun gjelde én gang. Dette kan settes som standard i fakturainnstillingene for repeterende fakturaer.
Eksempel 1: Barnehager tilbyr gjerne betalingsfri måned i sommerferie. Ved å unnta juli fra repetering hoppes fakturaen med fakturadato i juli over. Neste fakturadato settes da til august. Dette skjer automatisk hvert år så lenge den repeterende fakturaen er aktiv.
Eksempel 2: Et treningsstudio lar abonnenter fryse abonnementet for en periode. For en engangshendelse i februar og mars unntas disse månedene, og det settes hake for at unntaket kun gjelder én gang. PowerOffice Go hopper da over faktura for disse to månedene. Etter januar-fakturaen settes neste fakturadato til april, og unntakene fjernes automatisk.
Ofte stilte spørsmål
Når sendes en repeterende faktura?
- Repeterende fakturaer sendes automatisk daglig kl. 02:00. Hvis du oppretter en repeterende faktura etter kl. 02:00 med fakturadato satt til i dag, sendes den umiddelbart.
Hvilke fakturaleveringsmåter støtter automatisk sending?
- For at en repeterende faktura skal sendes automatisk, må kundens fakturaleveringsmåte på kontaktkortet være satt til E-post, Avtalegiro, eFaktura eller EHF. Andre leveringsmåter krever manuell sending fra fanen Bekreftet.
Hva skjer med faktura på sluttdatoen jeg angir?
- Det kjøres ikke faktura på selve sluttdatoen. Sluttdatoen markerer når repetisjonen avsluttes, men den siste fakturaen produseres på den siste gyldige fakturadatoen før sluttdatoen.
Kan jeg bruke unntak til å midlertidig fryse fakturering for én kunde?
- Ja. Klikk på knappen under Unntak, velg ønskede måneder og sett hake for at unntaket kun skal gjelde én gang. PowerOffice Go hopper da over faktura for de valgte månedene og gjenopptar fakturering automatisk etterpå.
Hva er forskjellen på antall repetisjoner og sluttdato?
- Antall repetisjoner angir nøyaktig hvor mange fakturaer som skal produseres totalt. Sluttdato angir en kalendergrense — fakturering stoppes etter siste fakturadato som faller før sluttdatoen. Begge alternativer kan brukes for å styre varighet på et faktureringsopplegg.