Eksport av SAF-T Regnskap i PowerOffice Go — utvidet informasjon

PowerOffice Go har innebygd støtte for eksport av regnskapsdata i SAF-T Regnskap (SAF-T Financial)-format. Formatet er revidert og testet i henhold til standarden, og overholder kravene for rapportering til myndighetene ved forespørsel (krav gjeldende fra 01.01.2020).

SAF-T v1.20 — kontomapping mot tosifret standardkontoserie

Eksport av SAF-T Regnskap v1.20 i PowerOffice Go er mappet til SAF-T sin tosifrede standardkontoserie. Denne serien brukes som kontogruppe i PowerOffice Go. Kontoene i kontoplanen eksporteres med den knytningen de har til kontogruppen, slik at eksempelvis kontoserie 4000–4099 i kontoplanen får SAF-T-konto 40 «Forbruk av råvarer og innkjøpte halvfabrikata» i SAF-T-eksportfilen.

Bruker du en avvikende kontoplan, må SAF-T standardkonto overstyres til riktig konto. 🔗 Les om hvordan du definerer og overstyrer kontoplan i PowerOffice Go

🔗 Se SAF-T sin tosifrede standardkontoserie på GitHub (Skatteetaten)

SAF-T v1.30 — kontomapping mot næringsspesifikasjonen

Eksport av SAF-T Regnskap v1.30 i PowerOffice Go er mappet til næringsspesifikasjonen. Kontoene i kontoplanen eksporteres med den knytningen de har til konto i næringsspesifikasjonen, slik at eksempelvis konto 4000 «Innkjøp av råvarer og halvfabrikata» som standard knyttes til konto 4005 «Varekostnader inklusiv endring i beholdningen» i næringsspesifikasjonen i SAF-T-eksportfilen.

Bruker du en avvikende kontoplan, må konto i næringsspesifikasjonen overstyres til riktig konto. 🔗 Les om hvordan du definerer og overstyrer kontoplan i PowerOffice Go

🔗 Se næringsspesifikasjonen for SAF-T v1.30 på GitHub (Skatteetaten)

Krav til kontaktinformasjon

Skatteetaten krever at postnummer og poststed er fylt ut på alle kontakter som rapporteres via SAF-T. I PowerOffice Go er ikke dette påkrevde felter, og det anbefales derfor at du fyller dette ut på klientens kunder og leverandører for å rapportere korrekt. Mangler disse opplysningene ved eksport, fylles feltene ut med verdien «NA» (not available), som Skatteetaten aksepterer ved import. Påse også at kontaktperson er angitt i klientens firmainnstillinger, da dette også leveres i SAF-T-eksporten.

Audit Trail — forsystemer og importerte journaler

Importerer du journaler til PowerOffice Go fra et forsystem, er det viktig å kjenne til kravene fra Skatteetaten. Nedenfor gjengis den relevante uttalelsen:

«De detaljerte kravene til kontospesifikasjon og kunde- og leverandørspesifikasjoner fremgår av bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 2, 3 og 4. Herunder skal alle poster inngå i spesifikasjonene i ordnet rekkefølge, med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning. Kontospesifikasjon og kunde- og leverandørspesifikasjoner er omfattet av kravet til SAF-T. Det er tillatt å bruke totaler i kontospesifikasjonen dersom transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner fremkommer enkeltvis og oppsummert i underliggende spesifikasjon, og er kontrollerbare mot totalene, jf. bokføringsforskriften § 3-1 femte ledd. Dette gjelder likevel ikke poster i kunde- og leverandørspesifikasjoner. Dersom bokførte opplysninger oppbevares i et forsystem, blir forsystemet en del av regnskapssystemet, og de bokførte opplysningene i forsystemet må holdes elektronisk tilgjengelig i 3,5 år etter regnskapsårets slutt. Underspesifikasjoner anses som en del av kontospesifikasjonen, og omfattes av kravet til SAF-T. Kunde- og leverandørspesifikasjoner som føres i et forsystem omfattes av kravet til SAF-T.»

Hva betyr dette i praksis?

Er ikke detaljgraden i importjournalene fra forsystemet i henhold til bokføringsforskriften, blir forsystemet en del av regnskapssystemet og må selv kunne rapportere i SAF-T for å tilfredsstille rapporteringskravet.

I tilfeller der forsystemet blir en del av regnskapssystemet, må de importerte bilagene inneholde kontrollspor slik at Skatteetaten kan spore bilagene mellom SAF-T-eksporten fra regnskapssystemet og SAF-T-eksporten fra forsystemet — dette kalles Audit Trail. PowerOffice Go har bygget støtte for Audit Trail i standardimporten og i API-et.

🔗 Les om bilagsimport og Audit Trail-støtte i PowerOffice Go

Gjør en SAF-T-eksport i PowerOffice Go

🔗 Les hvordan du gjennomfører en eksport av SAF-T og andre eksporter i PowerOffice Go

Ofte stilte spørsmål

Hva er forskjellen mellom SAF-T v1.20 og SAF-T v1.30 i PowerOffice Go?

• SAF-T v1.20 mapper kontoene mot SAF-T sin tosifrede standardkontoserie, mens SAF-T v1.30 mapper kontoene mot næringsspesifikasjonen. Begge versjonene eksporteres basert på knytningen kontoplanen din har til den aktuelle kontogruppen eller næringsspesifikasjonskontoen i PowerOffice Go.

Hva skjer hvis postnummer og poststed mangler på en kontakt ved SAF-T-eksport?

• Mangler postnummer og poststed, fylles feltene automatisk ut med verdien «NA» (not available) i SAF-T-eksportfilen. Skatteetaten aksepterer denne verdien ved import, men det anbefales å fylle ut korrekt adresseinformasjon på kunder og leverandører i forkant av eksport.

Hva er Audit Trail, og når er det relevant?

• Audit Trail er et kontrollspor som gjør det mulig for Skatteetaten å spore bilag mellom SAF-T-eksporten fra PowerOffice Go og SAF-T-eksporten fra et forsystem. Audit Trail er relevant når du importerer journaler fra et forsystem til PowerOffice Go, og forsystemet dermed blir en del av regnskapssystemet etter bokføringsforskriften. PowerOffice Go støtter Audit Trail via standardimporten og API-et.

Hva krever Skatteetaten av forsystemer som inngår i regnskapssystemet?

• Dersom bokførte opplysninger oppbevares i et forsystem, anses forsystemet som en del av regnskapssystemet. De bokførte opplysningene i forsystemet må holdes elektronisk tilgjengelig i 3,5 år etter regnskapsårets slutt, og forsystemet må selv kunne rapportere i SAF-T-format for å tilfredsstille rapporteringskravet.