Send bilag til godkjenning i PowerOffice Go

Slik sender du bilag til godkjenning

Når et bilag er ferdig kontert i PowerOffice Go, kan du enten sende det direkte til postering eller til godkjenning av en annen bruker. Hvilken vei bilaget tar, styres av oppsettet for bilagsgodkjenning.

🔗 Les mer om oppsett av bilagsgodkjenning

Primærknappens navn og funksjon

Primærknappen i bilagsføringen — den grønne knappen — får navn etter hva som skjer når du klikker den. Navnet styres av to faktorer: oppsettet for bilagstypen (type godkjenning) og om du selv er mottaker av bilaget.

Eksempler på hva primærknappen kan hete:

• Send til godkjenning — bilagstypen krever godkjenning av en annen bruker.
• Send til kontrollør — kontrollør er aktivert for bilagstypen, men du er ikke selv angitt som kontrollør.
• Bokfør — du er selv angitt som kontrollør for bilagstypen, og bilaget autogodkjennes gjennom kontrollersteget.

🔗 Les mer om håndtering av bilag på flyt, inkludert autogodkjenning der avsender og mottaker er den samme

Send bilag til godkjenning — steg for steg

1. Konter bilaget ferdig i bilagsføringen.
2. Klikk den grønne primærknappen Send til godkjenning.
3. Standard første godkjenner fra innstillingene foreslås automatisk. Du kan overstyre dette ved å velge en annen mottaker.
4. Skriv en kommentar hvis det er nødvendig.
5. Klikk Send. Bilaget sendes til valgt godkjenner.

Lett-validering ved full redigering

Hvis «Tillat full redigering» er aktivert for minst ett godkjenningsnivå for en bilagstype, vil bilaget bli «lett-validert». Det betyr blant annet at du kan sende bilaget på godkjenningsflyt uten at konteringen er fullstendig utfylt.

🔗 Les mer om Tillat full redigering i godkjenningsinnstillingene

🔗 Les mer om validering av bilagsinnhold i godkjenningsflyten

Varsling av godkjenner

Godkjenneren mottar et varsel i PowerOffice Go når et bilag er sendt til dem. Hvis bilaget ikke er godkjent og videresendt innen kl. 15.00, sendes det i tillegg en e-post som minner godkjenneren om at de har bilag til behandling.

Automatisk sending til godkjenning fra leverandør

Du kan konfigurere at fakturaer fra en bestemt leverandør automatisk sendes til godkjenning. Denne innstillingen gjøres under «Kjøp» i kontaktkortet for leverandøren.

🔗 Les mer om automatisk godkjenning per leverandør under Opprett kontakter

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg endre godkjenner etter at bilaget er sendt?

• Muligheten til å endre godkjenner etter utsending avhenger av oppsettet i bilagsgodkjenningen. Hvis du har tilgang til bilaget på flyt, kan du videresende det til en annen bruker. Les mer i artikkelen om håndtering av bilag på flyt.

Hva skjer hvis godkjenner ikke behandler bilaget innen kl. 15.00?

• PowerOffice Go sender automatisk en e-post til godkjenneren som minner om at de har bilag til godkjenning. Bilaget forblir i godkjenningskøen til det behandles.

Kan jeg sende et bilag til godkjenning uten fullstendig kontering?

• Ja, men kun hvis «Tillat full redigering» er aktivert for minst ett godkjenningsnivå for den aktuelle bilagstypen. Da vil bilaget bli lett-validert og kan sendes videre uten at alle kontofelt er utfylt.

Hva betyr det at bilaget «autogodkjennes» gjennom kontrollersteget?

• Hvis du selv er angitt som kontrollør for bilagstypen, vil bilaget automatisk passere kontrollersteget når du klikker Bokfør. Du trenger ikke sende det til deg selv for godkjenning.