Timeinnstillingene i PowerOffice Go styrer hvordan timeregistrering fungerer på web og mobil — fra hvilke felt som vises, til hvordan timer faktureres og bokføres. Innstillingene nås via Meny → Innstillinger → Time → Timeinnstillinger og er delt inn i følgende delmenyer:
- Generelt
- Fakturaforslag
- Normaltid
- Timearter
- Aktivitetskategorier
- Påslag
- Fleksitidssaldo
- Bokføring av timer (periodisering)
Generelt
Under Generelt velger du hvilke felt som skal være tilgjengelige når ansatte fører timer. Følgende felt kan aktiveres:
- Kunde: Kobler timer til en spesifikk kunde.
- Prosjektkode og Delprosjektkode: Vises i timelisten hvis detaljert prosjektstyring er ønsket. Det samme gjelder Område under Oppdrag.
- Avdeling: Må aktiveres hvis timer skal føres på en annen avdeling enn den ansattes egen.
- Timeart: Må aktiveres for å kunne registrere overtid eller andre timearter.
- Klokkeslett, stoppeklokke, trekk av pause, fakturerbar tid og timepris: Disse feltene vises kun i dagsvisningen og hurtigregistreringen. Stoppeklokkefunksjonen krever at klokkeslett også er aktivert for å registrere start- og stopptid.
Aktivitet er et standardfelt som alltid må fylles ut. Det kan ikke velges bort — det skal alltid registreres en aktivitet som beskriver hva som er gjort.
Standard timepris og rekalkulering
Standard timepris tilsvarer timesats på overordnet nivå. 🔗 Les mer om prishierarki og prismatrise for timeføring
Hvis du har gjort prisendringer som skal ha tilbakevirkende kraft, kan du oppdatere allerede førte transaksjoner ved å klikke Rekalkuler transaksjoner. Vær oppmerksom på at fakturerbare timer som er endret til ikke-fakturerbart, settes tilbake til fakturerbare når du rekalkulerer.
Fakturaforslag
Under Fakturaforslag styrer du om fakturaforslag skal brukes, hvilke produkter som knyttes til ulike typer fakturering, og hvordan fakturalinjer presenteres.
Bruk fakturaforslag
Fakturaforslag er aktivert som standard. Fjern haken for Bruk fakturaforslag hvis klienten bruker et tredjepartssystem til fakturering og fakturaforslaget ikke skal vises i menyen. Du kan fortsatt fakturere fra andre områder i PowerOffice Go.
Produkter
Salgskontoer registreres på produktnivå via Meny → Produkter. Under Fakturaforslag definerer du hvilke produkter og salgskontoer som skal brukes ved fakturering av timer, stykk, fastpris, viderefakturering av kostnader og fakturapåslag:
- Fastprisprosjekt: Ordrelinjen viser produktet som er valgt for Fastpris.
- Viderefakturering av kostnader: Ordrelinjen viser produktet for Kostnader.
- Påslag kostnader: Oppretter en egen ordrelinje med beløp tilsvarende et prosentpåslag ved viderefakturering av kostnader.
- Påslag honorar: Oppretter en egen ordrelinje med beløp tilsvarende prosentpåslaget ved fakturering av timer og fastpris.
Fakturalinjer
Her definerer du hvordan time- og stykkføringer, fastprisprosjekter, kostnader og påslag presenteres som ordrelinjer på fakturaen.
Timelinjer kan grupperes på følgende måter:
- Total: Produktet for Timer vises med total sum for timeføringen, uavhengig av ansatte og aktiviteter. Antallet vil alltid være 1.
- Per ansatt: Den ansattes navn og samlet timeantall vises på ordrelinjen.
- Per aktivitet: Aktivitetsnavn og sum per aktivitet vises på ordrelinjen. Hvis dette valget er satt, kan produktet overstyres per aktivitet via Timeinnstillinger → Aktiviteter, slik at ulike aktiviteter kan ha ulike salgskontoer.
Stykklinjer kan grupperes slik:
- Total: Stykktransaksjonene summeres til én total linje.
- Per aktivitet: Stykktransaksjonene grupperes og vises per aktivitet.
Kostnadslinjer styrer hvordan kostnader presenteres ved viderefakturering av prosjektkostnader:
- Total: Beskrivelsesfeltet på fakturaen viser produktet som ligger under Kostnader i Timeinnstillinger → Fakturaforslag.
- Produkt: Produktet som er lagt inn på bilagslinjen vises på fakturaen. Hvis ingen produkt er valgt på bilagslinjen, hentes produktet fra Kostnader-feltet under Fakturaforslag.
- Beskrivelse: Beskrivelsesfeltet på fakturaen viser teksten fra beskrivelsesfeltet i bilagsføringen, i tillegg til produktnavnet. Produktet hentes fra Kostnader i Fakturaforslag, med mindre det er overstyrt på bilagslinjen. Konteringslinjer med identisk innhold slås sammen på fakturaen.
Fakturadetaljer vedlegg
Du kan legge ved en timeliste eller rapport over stykktransaksjoner som fakturavedlegg under Fakturadetaljer. Velg om rapporten skal vise kun ansattnummer eller også ansattnavn — standardinnstillingen er ansattnummer. Rapport for stykktransaksjoner er per i dag kun tilgjengelig ved fakturering mot kunde, prosjekt eller oppdrag.
Normaltid
Normaltid brukes til å måle om arbeidstiden er oppfylt og for å beregne fleksitidssaldo. Under Normaltid finner du følgende innstillinger:
- Vis normaltid i timeliste: I feltet Fra dato angir du når normaltiden skal gjelde fra. Avvikende normaltid for enkeltansatte registreres via Meny → Kontakter → Ansatte → Timeregistrering.
- Registrer avspasering i timelisten: Legger til en fast timeføringslinje der avspaseringstimer registreres. Resultatet er det samme som å ikke føre timer.
- Normaltid må være oppnådd før godkjenning tillates: Når denne er aktivert, vises en advarsel ved innsending og godkjenning av timelisten hvis normaltiden ikke er oppnådd. Dette fungerer som en påminnelse om å føre timer fortløpende.
Timelønnede har vanligvis ikke normaltid. For disse ansatte må normaltiden settes til 0 % i ansattkortet dersom regelen om godkjenning skal brukes — ellers kan de ikke sende inn eller få godkjent timelisten.
Timearter
Under Timearter setter du opp hvilke typer timer som kan registreres. Feltet Standard timeart skal vise den timearten som brukes mest på klienten. Ved oppretting av ny klient følger et standardregister med timearter:
- Ordinær tid er ikke tilknyttet en lønnsart og er beregnet for fastlønnede ansatte. Den overføres ikke til PowerOffice Go Lønn, og tilsvarer 100 % fleksitid, 100 % kostnad og ingen lønnsart.
- Timelønn (lønnsart 120) brukes for ansatte lønnet per time. Det anbefales å sette denne som standard timeart i ansattkortet til timelønnede for å unngå feilføring.
- Timearter med mer enn 0 % fleksitid påvirker fleksitidssaldoen.
Administrasjon av timearter
- Opprett nye timearter ved å klikke Legg til.
- Kostpris: Angir hvor stor andel av kostpris som skal gjelde ved bruk av timearten. Kostpris registreres på den ansatte.
- Kun timearter med tilknyttet lønnsart overføres til lønn. Mangler lønnsart, opprettes den via Meny → Innstillinger → Lønn → Lønnsarter.
- Fjern haken for Aktiv hvis en timeart ikke lenger skal være tilgjengelig ved timeføring.
Aktivitetskategorier
Under Aktivitetskategorier tilpasser du hvilke typer aktiviteter som skal være tilgjengelige i timeføringen:
- Timetransaksjoner: Aktivert som standard og kan ikke deaktiveres. Dette er grunnlaget for vanlig timeføring.
- Stykk: Aktiveres hvis stykkføringer i timelisten skal være tilgjengelig.
- Lønnstillegg: Blir tilgjengelig kun når Stykk også er valgt. Aktiver for å registrere lønnstillegg som en del av timeføringen.
Påslag
Under Påslag konfigurerer du påslag og avrunding av fakturerbar tid, samt fakturapåslag.
Påslag og avrunding på fakturerbar tid
- Påslag fakturerbar tid: Øker den fakturerbare tiden som kunden ser på fakturaen.
- Minimum fakturerbar tid: Registreringer under minimumsgrensen rundes opp. Velger du for eksempel nærmeste kvarter (00:15), vil en registrering på under 15 minutter bli avrundet til 0,25 timer.
- Avrund fakturerbar tid opp til nærmeste: Velger du for eksempel nærmeste halvtime (00:30), vil en registrering mellom 15 og 30 minutter få fakturerbar tid på 30 minutter (0,50 t). Avrunding skjer etter at påslag er lagt til.
Fakturapåslag
- Påslag kostnader: Oppretter en egen ordrelinje med beløp tilsvarende ønsket prosentpåslag ved viderefakturering av kostnader.
- Påslag honorar: Oppretter en egen ordrelinje med beløp tilsvarende prosentpåslaget ved fakturering av timer og fastpris.
Fleksitidssaldo
Under Fleksitidssaldo kan du overføre fleksitidssaldo for alle ansatte ved årsskifte, og regulere saldoen manuelt ved behov. Merk at manuell regulering ikke er sporbar — det er saldoen for januar som endres, noe som igjen regulerer dagens fleksitidssaldo.
For å regulere fleksitid på en sporbar måte anbefales det å 🔗 registrere minustid og eventuelt slette linjene på lønnskjøringen, eller føre ekstra tid i timelisten etter behov.
🔗 Les mer om overføring av fleksitidssaldo ved årsskifte i PowerOffice Go
Bokføring av timer
Denne delen av timeinnstillingene omhandler hvordan kostprisen på timer bokføres og periodiseres mot prosjekter og avdelinger. 🔗 Les mer om bokføring av timer mot prosjekt og avdeling i PowerOffice Go
Ferie og fravær
Her konfigureres innstillinger for ferie og fravær for ansatte. 🔗 Les mer om innstillinger for ferie og fravær i PowerOffice Go
Ofte stilte spørsmål
Hva skjer med fakturerbare timer når jeg rekalkulerer transaksjoner?
- Når du rekalkulerer transaksjoner via Timeinnstillinger → Generelt → Rekalkuler transaksjoner, settes fakturerbare timer som tidligere er endret til ikke-fakturerbart, tilbake til fakturerbare. Kontroller derfor at faktureringsstatusen er korrekt etter rekalkulering.
Kan jeg bruke timeregistrering uten fakturaforslag?
- Ja. Fjern haken for Bruk fakturaforslag under Timeinnstillinger → Fakturaforslag. Fakturaforslaget forsvinner fra menyen, men du kan fortsatt fakturere fra andre steder i PowerOffice Go. Dette er nyttig hvis klienten bruker et tredjepartssystem til fakturering.
Hvordan hindrer jeg at timelønnede ansatte ikke kan sende inn timelisten?
- Hvis innstillingen Normaltid må være oppnådd før godkjenning tillates er aktivert, må timelønnede ansatte ha normaltid satt til 0 % i ansattkortet. Gjør dette via Meny → Kontakter → Ansatte → Timeregistrering. Uten denne justeringen vil de ikke kunne sende inn eller få godkjent timelisten.
Hvordan påvirker fleksitid-prosenten på en timeart fleksitidssaldoen?
- Timearter med mer enn 0 % fleksitid påvirker fleksitidssaldoen direkte. For eksempel vil en timeart med 100 % fleksitid telle fullt ut i saldoen, mens en timeart med 0 % fleksitid (som Ordinær tid for fastlønnede) ikke overføres til fleksitidssaldoen i det hele tatt.
Kan ulike aktiviteter faktureres på ulike salgskontoer?
- Ja, men kun hvis fakturalinjer for timer er satt til Per aktivitet under Timeinnstillinger → Fakturaforslag → Fakturalinjer. Da kan produktet overstyres per aktivitet via Timeinnstillinger → Aktiviteter, slik at ulike aktiviteter knyttes til ulike salgskontoer.